Krok po kroku

Przewodnik "Krok po kroku - wyjazdy na studia" opisuje najważniejsze czynności do wykonania przed wyjazdem na studia w ramach programu Erasmus+, w jego trakcie oraz po powrocie z wymiany.

Krok Czynności do wykonania przed wyjazdem  na studia
Zapoznanie się z zasadami programu
Poszukiwanie informacji o uczelni partnerskiej
  • Dowiedz się z jakimi uczelniami współpracuje Twój Wydział.
  • Zapoznaj się z treścią umów podpisanych z interesującymi Cię uczelniami. Sprawdź:
    • liczbę mobilności (część B – Mobility numbers per academic year),
    • termin wysłania aplikacji do uczelni partnerskiej (część E – Calendar),
    • poziom języka obcego, który jest wymagany przez uczelnię partnerską (część C – Recommended language skills).
      • Pamiętaj, że w przypadku podania przez uczelnię partnerską dwóch lub więcej języków wykładowych należy sprawdzić w jakim języku będą prowadzone wybrane przez Ciebie przedmioty/moduły. Upewnij się też czy uczelnia wymaga potwierdzenia znajomości języka.
  • Odwiedź strony internetowe interesujących Cię uczelni i zapoznaj się ze szczegółowymi terminami wysłania aplikacji oraz dokumentami, które należy dostarczyć w celu zgłoszenia swojej kandydatury. Adresy stron internetowych uczelni partnerskich można znaleźć w umowach międzyinstytucjonalnych (patrz wyżej, część A – Information about higher education institutions).
  • Dokonaj wstępnej selekcji przedmiotów, które chciałbyś studiować. Listy przedmiotów i efekty kształcenia można znaleźć na stronach uczelni partnerskich (np. jako Course Catalogue, ECTS Catalogue, courses).
  • Dowiedz się, czy i jak można ubiegać się o zakwaterowanie oraz udział w kursach językowych.
  • W razie wątpliwości, skontaktuj się z BWM, Koordynatorem Wydziałowym lub biurem Erasmus w uczelni partnerskiej.
Formularz zgłoszeniowy na wydziale i rekrutacja
  • Zapoznaj się z wydziałowymi kryteriami kwalifikacji i przygotuj niezbędne dokumenty. Wydziałowe kryteria kwalifikacji dostępne są na stronach internetowych wydziałów oraz np. w wydziałowych gablotach informacyjnych.
  • Zarejestruj się na stronie internetowej BWM, wypełnij formularz zgłoszeniowy online, a następnie wydrukuj go dwustronnie i podpisz (wygenerowany formularz zostanie przesłany w formacie pdf na Twój adres mailowy).
  • Potwierdź w dziekanacie średnią ważoną ocen za okres ustalony przez Dziekana i informacje dotyczące statusu studenta.
  • Jeśli posiadasz prawo do otrzymywania stypendium socjalnego w Politechnice Lubelskiej do formularza zgłoszeniowego dołącz do formularza kopię decyzji w zakresie przyznania pomocy materialnej (stypendium socjalne). Student zakwalifikowany na wyjazd w ramach programu Erasmus+, dla którego Uczelnia potwierdzi prawo do otrzymywania "dodatku socjalnego" może otrzymać dodatkowe dofinansowanie z budżetu PO WER.
  • Złóż formularz u Koordynatora Wydziałowego wraz z dokumentami potwierdzającymi spełnienie kryteriów kwalifikacji wymaganymi przez wydział i czekaj na wyniki postępowania kwalifikacyjnego.
Wsparcie językowe online
  • Dotyczy studentów, dla których językiem wykładowym jest: angielski, francuski, hiszpański, niderlandzki, niemiecki lub włoski. Po zakwalifikowaniu przez wydział zostanie Ci nadana licencja na obowiązkowy test językowy online. Zaproszenie  zostanie wysłane z systemu OLS z adresu noreply@erasmusplusols.eu i będzie ważne przez 14 dni. BWM będzie miało wgląd do wyników testu, jednak nie mają one wpływu na uczestnictwo w wymianie. Wypełnienie testu jest niezbędnym warunkiem do otrzymania stypendium. Następnym krokiem jest przyznanie przez BWM licencji na kurs językowy online, do którego należy się niezwłocznie zalogować.
Zgłoszenie w uczelni partnerskiej
  • Po zakończeniu kwalifikacji w wydziale i ogłoszeniu wyników, niezwłocznie zgłoś się do BWM w celu omówienia dalszej procedury.
  • W zależności od uczelni, zgłoszenia dokonuje się w formie elektronicznej lub listownej. Informacje na temat dokumentów, jakie trzeba dostarczyć, oraz Application Form (formularz zgłoszeniowy) znajdują się na stronach internetowych uczelni partnerskich. Dokumenty możesz wysłać za pośrednictwem BWM, o ile procedura nie wymaga założenia konta indywidualnego w systemie online uczelni partnerskiej. Pamiętaj, że w przypadku, gdy wysyłasz/dostarczasz dokumenty do uczelni partnerskiej bez pośrednictwa BWM, należy wysłać email (na adres d.tylus@pollub.pl) zawierający listę wysłanych dokumentów oraz informację dot. daty i sposobu (email/poczta/konto internetowe) ich wysłania. Pamiętaj, że terminy przyjmowania zgłoszeń ustalone przez uczelnie partnerskie są nieprzekraczalne.
  • Złóż w uczelni partnerskiej wniosek o zakwaterowanie/udział w kursie językowym.
  • W razie wątpliwości co do treści lub sposobu utworzenia danego dokumentu, zgłoś się do BWM lub Koordynatora Wydziałowego. Dokumenty, które najczęściej należy dostarczyć do uczelni partnerskich, to:
    • Application Form,
    • Learning Agreement,
    • CV (np. w formacie europass),
    • list motywacyjny,
    • Language Certificate,
    • Certificate of Enrolment,
    • ID (kopia),
    • EKUZ (kopia),
    • Transcript of Records,
    • Grant Holder Certificate (dokument otrzymasz w BWM)
  • Pamiętaj, aby dokumenty utworzyć we właściwym języku. Należy unikać wypełniania dokumentów ręcznie. 
Rezygnacja
  • W przypadku rezygnacji z przyznanego stypendium, należy złożyć pisemną rezygnację. Formularz rezygnacji dostępny jest na stronie BWM. Kopię formularza rezygnacji opatrzonego podpisem i pieczątką Koordynatora Wydziałowego wraz z kopią korespondencji (informacja o rezygnacji) do uczelni partnerskiej należy dostarczyć do BWM. Upewnij się, że w przypadku rezygnacji złożonej po wysłaniu aplikacji do uczelni partnerskiej nie zostaniesz obciążony kosztami rezerwacji miejsca w domu studenta lub kursu językowego.

Zmiana semestru/

zmiana uczelni partnerskiej

  • W przypadku konieczności zmiany semestru i/lub uczelni partnerskiej należy niezwłocznie złożyć podanie do dziekana. Po otrzymaniu zgody na piśmie, dokument należy dostarczyć do BWM.
Umowa Politechnika Lubelska – Student
  • Po otrzymaniu informacji od  uczelni partnerskiej o zaakceptowaniu aplikacji (Letter of Acceptance, który powinien zawierać dokładne daty rozpoczęcia i zakończenia okresu mobilności. Dokładne daty są niezbędne do wyliczenia wysokości stypendium), dostarcz do BWM:
  • Podpisz umowę z Politechniką. Formularz umowy znajduje się na stronie BWM. Nie należy uzupełniać formularza samodzielnie – zostanie uzupełniony przez pracownika BWM.
  • Aby otrzymać stypendium nie później niż w dniu rozpoczęcia wyjazdu (zgodnie z datami zapisanymi w umowie), złóż komplet  wymaganych dokumentów i podpisz umowę co najmniej 2 tygodnie przed rozpoczęciem mobilności.
  • Upewnij się, że posiadasz  kopie najważniejszych dokumentów  (Learning Agreement, informację od  uczelni partnerskiej o zaakceptowaniu aplikacji, porozumienie w sprawie zaliczenia przedmiotów po powrocie z wyjazdu w ramach programu Erasmus+ ), najlepiej również w formie skanów.
Ubezpieczenie
  • Sprawdź do czego uprawnia Cię karta EKUZ (lub równoważne ubezpieczenie) i jak się nią posługiwać.
  • Wykup dodatkowe ubezpieczenie w jednym z towarzystw ubezpieczeniowych (tego typu ubezpieczenie jest dołączone np. do kart EURO26 lub ISIC). Obowiązkowe ubezpieczenie to  ubezpieczenie następstw nieszczęśliwych wypadków, dotyczące ryzyk związanych z realizacją studiów. Zalecane ubezpieczenie to ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej, obejmujące szkody spowodowane przez uczestnika w miejscu realizacji studiów.
  • Dostarcz do BWM kopię polisy ubezpieczeniowej (ubezpieczenie następstw nieszczęśliwych wypadków) najpóźniej do dnia rozpoczęcia okresu mobilności. 
Odbiór stypendium
  • Sprawdź czy otrzymałeś przelew. W przypadku wątpliwości co do terminu otrzymania stypendium, skontaktuj się z BWM (d.tylus@pollub.pl) lub Działem Księgowości Finansowej (p. M. Mazurek-Milczek, tel.: 815366627).
Przygotowanie podróży i pobytu
  • Upewnij się, że znasz adresy, telefony i godziny przyjęć osób kontaktowych w Politechnice Lubelskiej oraz w uczelni partnerskiej.
  • Znajdź zakwaterowanie, o ile nie zrobiłeś tego na wcześniejszym etapie.
  • Przygotuj zdjęcia, które mogą Ci się przydać do wyrobienia dokumentów w trakcie wymiany.
  • Jeśli jesteś uprawniony do otrzymywania stypendium krajowego (np. za wyniki w nauce), Politechnika Lubelska będzie kontynuowała ich wypłatę. Sprawdź terminy aplikowania o stypendium wynikające z Regulaminu Studiów, których musisz dotrzymać.
  • Sprawdź czy wyjeżdżając do uczelni partnerskiej musisz uzyskać wizę. Niezbędne dane znajdziesz pod tym linkiem oraz na stronie uczelni partnerskiej.

 

Krok Czynności do wykonania w trakcie pobytu na studiach
Uczelnia partnerska
  • Niezwłocznie po przyjeździe zgłoś się do biura Erasmus uczelni partnerskiej.
Legalizacja pobytu
  • Zalegalizuj swój pobyt. Niezbędne dane znajdziesz pod tym linkiem oraz na stronie uczelni partnerskiej.

Learning Agreement i porozumienie w sprawie zaliczenia przedmiotów po powrocie z wyjazdu w ramach programu Erasmus+

  • W ciągu 7 tygodni od rozpoczęcia nauki w uczelni partnerskiej wprowadź ewentualne zmiany w Learning Agreement (Section to Be Completed During the Mobility - Changes to the Original Learning Agreement). Wprowadź dane do tabel C i D (oraz w razie potrzeby nowe dane w sekcji Changes in the Responsible Person(S), If Any) po wcześniejszym uzgodnieniu ich treści z Koordynatorem Wydziałowym w PL. Wydrukuj dokument, złóż podpis i, jeśli to możliwe, uzyskaj podpis przedstawiciela uczelni partnerskiej. Tak przygotowany dokument zeskanuj i połącz ze skanem pierwotnie podpisanego LA (część Before the Mobility). Skan LA (połączone części Before the mobility oraz During the mobility) prześlij na adres d.tylus@pollub.pl.
  •  Po uzyskaniu podpisu Koordynatora Wydziałowego i Prodziekana ds. Studenckich na Changes to the original Learning Agreement, BWM odeśle dokument do uczelni partnerskiej i na Twój adres mailowy.Jeśli to niezbędne ze względu na zmiany wprowadzone do LA, przygotuj  ponownie porozumienie w sprawie zaliczenia przedmiotów po powrocie z wyjazdu w ramach programu Erasmus+, po wcześniejszym uzgodnieniu treści dokumentu z Koordynatorem Wydziałowym w PL. Podpisany formularz prześlij na adres d.tylus@pollub.pl.
  • Po uzyskaniu podpisu Koordynatora Wydziałowego i Prodziekana ds. Studenckich  BWM prześle skan dokumentu na Twój adres mailowy.
Gromadzenie dokumentacji przed wyjazdem
  • Upewnij się, że masz wszystkie podpisy na Learning Agreement (sekcje zarówno Before the Mobility jak i During the Mobility).
  • Uzyskaj Transcript of Records (wykaz zaliczeń); jeśli ToR ma zostać utworzony i przesłany przez uczelnię partnerską w późniejszym terminie, dowiedz się czy zostanie przesłany na Twój adres czy na adres BWM. Sprawdź w jakim terminie możesz spodziewać się przesyłki.
  • Uzyskaj Confirmation – dokument określający dokładne daty rozpoczęcia i zakończenia pobytu w uczelni partnerskiej; jeżeli taka informacja jest zawarta w Transcript of Records, nie musisz dostarczać tego dokumentu. Confirmation powinno stanowić oryginalny dokument
Wsparcie językowe online
  • w połowie miesiąca, który jest wpisany do Twojego profilu OLS jako ostatni miesiąc pobytu na stypendium otrzymasz maila z linkiem do drugiego testu jezykowego do wypełnienia  w ciągu 30 dni
Kontakt w razie problemów
  • W przypadku problemów skontaktuj się z:
    • koordynatorem wydziałowym uczelni partnerskiej,
    • Biurem Erasmus uczelni partnerskiej,
    • mentorem (studentem-opiekunem) w uczelni partnerskiej, jeśli taka osoba została Ci przydzielona,
    • koordynatorem wydziałowym PL,
    • BWM PL.

 

Krok Czynności do wykonania po powrocie z wymiany
Rozliczenie z BWM
  • W terminie do 30 kwietnia (pobyt w semestrze zimowym) lub 10 września (pobyt w semestrze zimowym i letnim lub tylko w semestrze letnim) zgłoś się do BWM i dostarcz:
    • ostateczną wersję Learning Agreement,
    • ostateczną wersje porozumienia w sprawie zaliczenia przedmiotów po powrocie z wyjazdu w ramach programu Erasmus+,
    • Transcript of Records,
    •  Confirmation (oryginał),
    • zaświadczenie z dziekanatu dot. statusu studenta.
  • Wypełnij indywidualny raport on-line EU survey. Jeśli nie otrzymałeś linka do raportu, niezwłocznie zgłoś się do BWM.
  • Napisz sprawozdanie z pobytu i wyślij na adres: j.kubaj@pollub.pl
  • Dokumenty LA, porozumienie w sprawie zaliczenia przedmiotów po powrocie z wyjazdu w ramach programu Erasmus+ oraz Transcript of Records są przechowywane w teczce akt osobowych studenta we właściwym dziekanacie i zostaną przeniesione na wydział  przez BWM. Kopie ww. dokumentów przechowywane są w BWM.
Rozliczenie z wydziałem
  • Po powrocie niezwłocznie zgłoś się do Koordynatora wydziałowego w PL oraz do dziekanatu w celu merytorycznego rozliczenia się z wyjazdu. 

 


Biuro Wymiany Międzynarodowej - Politechnika Lubelska - InTegrum CMS
Strona zmodyfikowana: 06-04-2016
 
Odwiedziło nas : 5703609 osób
Poprawny CSS! Biuro Wymiany Międzynarodowej Politechniki Lubelskiej,
ul. Nadbystrzycka 42 a (D.S. 4, p. 9), 20-501 Lublin, Polska